importanza e funzionamento dell'ufficio stampa

L’ufficio stampa e il suo lavoro

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L’ufficio stampa è l’anello di congiunzione tra l’organizzazione dell’evento e l’ambiente esterno in cui l’iniziativa sarà prima promossa e poi collocata.

L’obiettivo principale di un ufficio stampa è l’impostazione delle relazioni con i media: per attirarne l’attenzione bisogna saper fornire le informazioni con convinzione, creatività e professionalità, facendo leva su punti di forza, novità e valore aggiunto dell’evento. Lo scopo è ottenere lo spazio e il rilievo necessari, assicurare una copertura continua e una buona visibilità, mantenendo vivo l’interesse e l’attenzione delle testate per tutta la durata dell’evento attraverso azioni finalizzate all’informazione e alla promozione dell’evento attraverso i media generalisti, ma anche a critici, giornalisti specializzati, opinionisti, press opinion maker.

Gli strumenti di lavoro di un ufficio stampa

  • mailing list
  • cartella stampa e comunicati stampa
  • interviste
  • esclusiva
  • conferenza stampa
  • press briefing – conferenza stampa a porte chiuse per un gruppo di giornalisti selezionato allo scopo di verificare opinioni e impressioni dei media
  • fam trip – visita organizzata per alcuni giornalisti allo scopo di verificare le modalità di lavoro nel settore e far conoscere da vicino l’azienda o l’ente dell’evento

Il lavoro dell’ufficio stampa consiste dunque nel selezionare le informazioni sull’evento e tradurle in notizie interessanti per i media valorizzando al massimo l’evento ed enfatizzando i dettagli interessanti per il pubblico (es. la partecipazione di artisti famosi o testimonial). Molto importante è la scelta delle occasioni rilevanti e la definizione della giusta tempistica per le azioni di comunicazione, sempre opportuno è invece analizzare le strategie di comunicazione della concorrenza.

Il piano di lavoro di un ufficio stampa include:

  • la stesura di un piano di interventi sulla stampa, che individui target, obiettivi, azioni e tempi;
  • la creazione di un canale di scambio con le redazioni di quotidiani, periodici e tv sia in ambito nazionale che internazionale, per creare rapporti duraturi basati sulla fiducia e sulla professionalità;
  • il reperimento, la raccolta, l’organizzazione e l’invio di materiali, dossier, immagini, comunicati;
  • l’organizzazione di incontri, conferenze stampa, interviste;
  • la gestione delle riprese in audiovisivo e delle immagini fotografiche dell’evento con le relative questioni per i diritti;
  • la cura dei rapporti con giornalisti e critici durante l’evento (accrediti, sistemazione posti, accoglienza, consegna cartella stampa e ulteriore materiale informativo);
  • il follow up della notizia fino alla pubblicazione per verificare se tutti hanno ricevuto l’informazione e l’interesse che questa suscita;
  • la raccolta dei feedback.

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