Un’agenda web-based per lavorare meglio, soprattutto in team

Ho ricordi di quando avevo 2 anni, questo per dire che sicuramente la memoria non mi manca, ma da quando so scrivere avere diario, che con l’università si è trasformato in agenda, è sempre stato imprescindibile.

Annotazioni, appunti, cosa da fare, frasi significative, citazioni, titoli di film e di libri, appuntamenti, impegni, visite mediche… nella mia agenda si trova un po’ di tutto questo, oltre naturalmente a commenti, simboli criptici che solo io comprendo, materiale da conservare come biglietti di eventi, cartoline e quant’altro. Comunque negli ultimi due anni la mia agenda ha cambiato la sua funzione: pur rimanendo strumento irrinunciabile, l’agenda cartacea è sempre più simile ad un ipersintetico diario. La sua funzione “professionale” di reminder di scadenze e contatti ora è svolta da Airset.

Airset è una dei milioni di “agende” web-based che si trovano googleando su internet, free, compatibile con mac e pc, “sintonizzabile” con iCalendar come con Outlook, con le e-mail e con il cellulare (ma solo con alcuni operatori), Airset non è solo un’agenda. Calendario, planner, lista to do, rubrica, blog, forum, FTP, chat e molto altro è presente “dentro” quella che è una vera e propria piattaforma personal.
Airset si presenta come un vero e proprio “sistema operativo” che richiama graficamente il windows style con tanto di pulsante Start/Airset in basso a sinistra, la possibilità di effettuare ricerche generiche all’interno del proprio account e un desktop autosufficiente che si sovrappone al vostro computer nel quale accedere a tutti i servizi offerti da Airset: una specie di web-pc accessibile ovunque sia possibile connettersi a Internet.

Configurare Airset è molto semplice e intuitivo:
1. si crea un proprio account sul sito airset.com
2. si modificano le proprie preferenze (es. “tipologie di visualizzazione” e “colori”)
3. si comincia ad utilizzarne i servizi scegliendo tra le utility del menu START

• FILES per accedere allo spazio FTP dove uploadare da condividere* o tenere sempre a portata di mano
• CALENDAR un modo colorato di annotare impegni, catalogarli con tag e titoli e definire reminder su e-mail o cellulare
• CONTACTS la rubrica composta da schede accessibili (anche da ricerche generiche) e, all’occorrenza, stampabili
• LISTS per le liste to do
• FORUM
• MESSAGING la chat
• WEB PUBLISH per la creazione di veri e propri siti
• ZOHO WRITER il corrispettivo di word del pacchetto office
• ZOHO SHEET parente stretto di excel del pacchetto office
• ALBUMS per l’upload di foto e immagini
• PLAYLISTS per collezionare mp3
• LINKS per annotare e inventariare utili indirizzi web
• MORE TOOLS per la gestione del cloud computer*

*AIRSET IN TEAM
Le migliori potenzialità del Calendar di Airset emergono con la creazione di gruppi di lavoro.
É possibile infatti creare numerosi calendar all’interno del proprio account e non solo di tipo “personal”.
Se si sta gestendo un progetto con altre persone e si vuole condividere una timeline sempre aggiornata del lavoro da avere sempre sotto gli occhi, si può creare un “calendar di progetto” e invitare i propri collaboratori ad aprire un account Airset e ad “accettare l’invito” a partecipare al “gruppo di lavoro” così ogni volta che qualcuno inserirà un evento nel calendar (“consegna dei lavori entro le 18”, “riunione ore 15”) tutti gli altri componenti potranno visualizzarlo.

Molto utile anche per i reminders di gruppo, la possibilità di creare dei gruppi può essere utilizzata con diversi gradi di “visualizzazione” dal massimo – tutti i componenti del gruppo vedono tutto e possono interagire in ogni modo con le informazioni -, al minimo – la punta della piramide (cioè chi ha creato il gruppo di lavoro e invitato gli altri) vede il calendar dei suoi collaboratori ma i suoi collaboratori non possono visualizzare gli altri calendar né tantomeno modificarli.

NOTE
Non esistono rischi e pericoli nell’utilizzo di Airset in quanto si sceglie consapevolmente cosa condividere, con chi condividerlo e, attraverso quali forme. Inoltre il nome utente e la password garantiscono l’accesso solo al legittimo proprietario dell’account.

Sono attivabili, a richiesta, dei servizi premium (al csto di qualche dollaro al mese) qualora si rendesse necessario aumentare lo storage o abilitare più operatori telefonici… o semplicemente qualora non si voglia pubblicità nel proprio account.