Personal brand: e-mail etiquette [infografica]

Cosa pensereste di una persona che nel momento delle presentazioni si mette le mani nel naso, non vi stringe la mano o ignora le vostre domande? Non credo vi sarebbe molto simpatica, di certo non la riterreste granché educata. Allo stesso modo sono importanti per il proprio personal brand le “buone maniere” quando si scrive una e-mail, ma siamo sicuri di conoscere le regole del bon ton – quantomeno basilari – da “attivare” durante la stesura di una missiva elettronica per evitare brutte figure con il nostro destinatario?

Innanzitutto occorre scegliere tono e stile di comunicazione più opportuni da utilizzare a seconda della situazione, tantissime sono le sfumature che possono assumere i vari elementi della missiva elettronica in base al contenuto da veicolare e al destinatario del messaggio, ma a mio avviso si possono dividere tutti in 4 macro-aree (a formare una sorta di matrice):

l’e-mail informale/informale è quella che si scrive agli amici, quella in cui l’oggetto più essere anche incomprensibile ai più, quella in cui si possono usare idiomi e dialetti, insomma quella destinata alle persone con cui ci si può permettere qualsiasi cosa
l’e-mail formale/formale è quella indirizzata, ad esempio, a clienti, superiori o aziende e – contrariamente alla prima – si presenta con un oggetto che ne renda da subito comprensibile il contenuto, oltre a dover essere scritta secondo delle regole ben precise:

iniziando con un “Egregio Dott. [Cognome di uomo]”, una “Gentile Dott.ssa [Cognome di donna]” o una “Spett.le [Ragione sociale azienda ]”

utilizzando periodi brevi e chiari che rispettino le regole grammaticali e la consecutio temporum, senza abbreviazioni né refusi e scegliendo uno per uno i termini più appropriati [qualora l’interlocutore ci fosse sconosciuto o fosse particolarmente importante è buona norma usare la lettera maiuscola per tutti i pronomi e le particelle pronominali, per esempio “Le scrivo” “rivolgerLe”]

concludendo con una formula di cortesia (es. “In attesa di un suo cortese riscontro, rimango a disposizione per eventuali comunicazioni o necessità”) e un “Distinti/Cordiali Saluti” o “Cordialmente”

a cui seguirà la firma completata dal proprio ruolo e principali recapiti

l’e-mail formale/informale è quella che, per esempio, si può scrivere ad un cliente o un superiore con il quale si è stabilito di “passare al TU”, ma con cui non c’è confidenza:

l’oggetto della e-mail è presente ed esplicativo

sempre obbligatorio il saluto iniziale che vede però il cognome sostituirsi al nome e azzardare un “Buongiorno/Buonasera/Salve/” al posto di “Gentile/Egregio”

inalterata deve rimanere l’attenzione alla grammatica e alla costruzione dei periodi

opportuno anche continuare ad usare una formula di cortesia in chiusura

i saluti possono essere “ammorbiditi” in “Buona giornata e buon lavoro” o simili a cui comunque deve seguire la firma completa

l’e-mail informale/formale è da utilizzarsi per comunicare con colleghi, collaboratori e clienti con i quali si ha un rapporto di confidenza, che si conoscono da tempo: incipit e saluti saranno colloquiali, ma neppure in questo caso si dovrebbe rinunciare all’utilizzo di un oggetto espresso chiaramente e all’attenzione per la grammatica e la struttura dei periodi, né – seppure esprimendolo in maniera meno “pomposa” – a ribadire la propria disponibilità al dialogo, meno importante invece l’inserimento della firma con tutti i dati di contatto che – se la situazione lo permette – può essere sostituita dal semplice nome di battesimo

Altre regole di bon-ton mediatico da tenere a mente nella gestione della propria corrispondenza elettronica sono ben sintetizzate nell’infografica sottostante:

Pensare bene a quello che si è scritto e come lo si è espresso
Usare un oggetto esplicativo [non smetterò mai di ripeterlo!]
Curare incipit e chiusura
Proteggere l’identità dei destinatari [nel caso di e-mail in CC a persone che non si conoscono tra loro]
Nelle risposte mantenere l’e-mail ricevuta in coda per aiutare la memoria del destinatario
Usare la notifica di lettura con parsimonia
Segnalare le e-mail come “urgenti” con parsimonia
Evitare caratteri speciali ed elementi decorativi
Non urlare [ovvero non scrivere tutto a lettere maiuscole]
Curare l’editing per evitare refusi
Non lesinare sulle risposte
Non inviare e-mail con informazioni non richieste
Essere sintetici
Trasformare le “sòle” in utili consigli
Distinguere i virus dai consigli su come evitarli